E-Mail + Formulare + Workflow... das ist SF MAILFORMS

Workflow – wer denkt da nicht an Formulare, die von einem Zimmer zum nächsten getragen, freigezeichnet, abgelehnt, zurückgegeben, korrigiert und auch mal irgendwo liegengelassen werden.

Nicht zu vergessen, dass die Inhalte am Ende noch ggf. übertragen werden.

Wäre es nicht schön, wenn das alles vollelektronisch, verzögerungslos, zeitüberwacht, ggf. parallel, protokolliert, langzeitarchiviert und mit Mitteln, die man schon kennt, passieren könnte?

SF MAILFORMS ist die Lösung. Webbasiert und mit E-Mail als Hauptkommunikationsweg wird Ihr E-Mailclient in Kombination mit Ihrem Webbrowser zur Workflow-Allzweckwaffe.
Wenn Sie z.B. einen Urlaubsantrag oder eine Rechnung freizeichnen wollen, bekommen Sie per E-Mail eine Aufforderung dazu, klicken auf den Link in der Mail und das entsprechende Formular öffnet sich vor Ihnen. Kurz gelesen, eventuell noch das eine oder andere Feld gefüllt oder aus einer Liste ein Eintrag gewählt und die dem Workflow entsprechende Aktion getätigt und der Prozess ist abgeschlossen. Im Hintergrund wird der Prozessablauf per E-Mail weitergeführt.

Überblick, Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit

Eine Übersicht zeigt alle Workflows mit aktuellem Stand, Verzögerungen, Änderungen, Historie, Zugangsberechtigungen. Sie sind jeder Zeit über alle Abläufe Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung im Bilde.

Jeder Workflow wird protokolliert. Jede Änderung im Formular an jedem Feld wird mit Bearbeiter und Uhrzeit festgehalten. Jeder Upload einer Datei wird vermerkt, gespeichert und verwaltet. Jede Benachrichtigung wird mit E-Mailadresse aufgezeichnet. Dieses Protokoll kann jederzeit von allen, die an diesem Workflow beteiligt sind oder Prozessrechte erteilt bekommen haben, eingesehen werden.

Nach Beendigung des Workflows kann das Formular, die Dateianhänge und das Protokoll automatisch im elektronischen Archiv (SHE oder ein anderes Archivsystem) abgelegt werden.

Natürlich sind alle Workflows jeder Zeit über die flexible Suchfunktion filterbar.

Formulare gestalten

Formulare können aus einem Pool von Eigenschaften, die Sie selber definieren, zusammengestellt werden. Hierbei kommen alle gängigen Formen von Feldern wie Text, Datum, Währung, numerische Formate mit Rechenfunktion, Checkboxen oder Listenfelder zum Einsatz. Die Inhalte der Listen können hinterlegt werden oder sogar aus einem führenden System stammen. Auch Unterformulare für Tabellen sind möglich.

Neben dem Formular können auch Dateien als Anhänge mit auf die Reise geschickt werden. Auch die direkte Integration unseres Digitalarchivs SHE ist möglich.

Neben der Möglichkeit, Felder vorzubelegen, können Sie Regeln für den Abschluss eines Formulars innerhalb eines Arbeitsschritts definieren, um Rückläufer zu verhindern und die Arbeit einfacher zu gestalten. Zur einfachen Erläuterung der einzelnen Felder eines Formulars können Hilfetexte hinterlegt werden, die bei Markierung eines Feldes automatisch angezeigt werden.

Flexibilität, Redundanzfreiheit, Skalierbarkeit

Die mächtige Workflow-Engine lässt keine Wünsche offen. Prozessabläufe können so beschrieben werden, dass Sie für ein Unternehmen nur einmal definiert werden, aber je nach Abteilung unterschiedliche Personen im Handlungsstrang benachrichtigt werden. Z.B. wird natürlich ein Urlaubsantrag in jeder Abteilung durch einen anderen Vorgesetzten abgezeichnet.

Durch die Kombination eines endlos tief schachtelbaren Organisationsbaums mit beliebig vielen Personengruppen oder Rollen lassen sich Workflows so gestalten, dass Änderungen nur einmal vorgenommen, aber alle Abteilungen sofort an die geänderten Prozesse angepasst werden.

Wer elektronischen Workflow einführt, erhöht die Effizienz, Transparenz und die Qualität der Dokumentation. Und wer sein Unternehmen schon in irgendeiner Form zertifiziert hat, kennt die Probleme der Dokumentation und Versionierung. Hierfür bieten wir unser SF QM als leistungsstarkes Qualitätsmanagement-System an.

In Kombination mit SF MAILFORMS lassen sich die Workflowdiagramme und Workflowvorlagen direkt in SF QM einbinden, so dass beide Programme eine schlagfertige Symbiose eingehen. Der Erstellungs-, Prüfungs- und Freigabezyklus des QM-Systems lässt sich nun auf Workflows erweitern - es lassen sich sogar Workflows aus dem QM-System starten - so dass das QM nicht nur ein Lexikon bietet, sondern auch das Einleiten und Nachlesen von Prozessen erlaubt.

Workflow ist Qualitätsmanagement

Sicherheit wird in SF MAILFORMS groß geschrieben. Durch die Verwendung von Single-Sign-On und sicherer Internetverbindungen sind alle Zugriffe sicher gekapselt. Z.B. kann eine E-Mail mit einer Aufforderung, ein Dokument zu bearbeiten, nicht durch versehentliches Weiterleiten ein Hintertürchen öffnen, da beim Klick auf den Link jeder Benutzer verifiziert wird.

Auch die Arbeit beim Einrichten von Personen und Organisationseinheiten wird deutlich vereinfacht, da das System in der Lage ist, Ihre Organisationsstruktur aus dem Active Directory zu lesen.

Aber das Stichwort Qualitätsmanagement wird in dieser Software noch auf andere Weise gelebt. In Kombination mit unserem Produkt SF QM ergibt sich die Synergie aus versioniertem Qualitätshandbuch und einer zentralen Stelle zum Ablegen, Aufrufen und Verwalten von Workflows. In Kombination können auch Workflows parallel konzipiert, freigegeben und abgelegt werden.

SF MAILFORMS – Bindeglied im Firmennetz

Sie haben bereits eine vielfältige IT-Landschaft, aber einfache Schnittstellen zwischen den Systemen sind Ihnen nicht genug, weil oft genug Freigabefunktionen und Erweiterung der Daten auf dem Weg zum Zielsystem fehlen?

SF MAILFORMS schließt diese Lücke, indem Daten und Dateien aus Systemen übernommen, durch einen Workflow laufen und wieder an andere Systeme abgegeben werden können. Natürlich mit entsprechenden Berechtigungen und Protokollen.

Das Web verbindet

Durch die Kombination von E-Mail & Webtechnologie können Sie Ihre Workflows von überall her bearbeiten. Sie brauchen nur E-Mail- und Internetzugang, Rechner, Tablet oder Smartphone.

Workflow findet überall und zu jeder Zeit statt.

Nutzen Sie diesen Vorteil…!

• Dynamischer webbasierter Formulareditor
• Flexibler webbasierter Workflowdesigner
• Benachrichtigungsystem über Mail
• Keine Einarbeitung in neue Softare für den Nutzer wenn Mail und Formulare kein Fremdwort sind
• Revisionssichere Ablage von Workflowprotokollen